Tutto quello che c’è da sapere sulla nuova disciplina in materia di Whistleblowing

Il Whistleblowing, ossia la pratica di segnalare internamente comportamenti illeciti o non conformi all’interno delle organizzazioni aziendali, sta acquisendo crescente rilevanza nel contesto normativo italiano. Con l’entrata in vigore del Decreto Legislativo n. 24/23, sono stati introdotti nuovi obblighi che le imprese devono affrontare al fine di assicurare la conformità alla legge e la tutela dei segnalatori di irregolarità, noti come “whistleblower”.

Lo Studio Legale Salmi si pone come un prezioso alleato per le imprese che desiderano implementare tali requisiti, offrendo la sua competenza e l’esperienza in materia. Il nostro team è pronto a fornire supporto alle aziende nell’adattarsi ai nuovi requisiti legali e nell’attuare le misure indispensabili per garantire la piena conformità al Decreto Legislativo 24/2023.

Enti pubblici;

Enti privati che hanno impiegato nell’ultimo anno una media di almeno 50 lavoratori subordinati;

Enti privati che operano in specifici settori (bancario, del credito, dell’investimento, dell’assicurazione, dei titoli, dei fondi di investimento, dei servizi di pagamento ecc..) anche se nell’ultimo anno hanno impiegato una media di lavoratori inferiore a 50;

Enti privati che hanno adottato Modelli di organizzazione e gestione ai sensi del D.lgs. 231/2001, anche se nell’ultimo anno hanno impiegato una media di lavoratori inferiore a 50.

15 luglio 2023: soggetti del settore pubblico e soggetti del settore privato che abbiano impiegato, nell’ultimo anno, una media di lavoratori subordinati, con contratti di lavoro a tempo indeterminato o determinato, superiore a 249;

17 dicembre 2023: aziende che nell’ultimo anno abbiano impiegato una media di lavoratori subordinati fino a 249.

Illeciti civili;

Illeciti amministrativi;

Illeciti penali;

Illeciti contabili;

Violazioni del diritto dell’UE:

• illeciti commessi in violazione della normativa dell’UE indicata nell’Allegato 1 al d.lgs. 24/2023 e di tutte le disposizioni nazionali che ne danno attuazione atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’UE, come individuati nei regolamenti, direttive, decisioni, raccomandazioni e pareri dell’UE;
• atti od omissioni riguardanti il mercato interno, che compromettono la libera circolazione delle merci, delle persone, dei servizi e dei capitali. Sono ricomprese le violazioni delle norme dell’UE in materia di concorrenza e di aiuti di Stato, di imposta sulle società e i meccanismi il cui fine è ottenere un vantaggio fiscale che vanifica l’oggetto o la finalità della normativa applicabile in materia di imposta sulle società
• atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni dell’Unione Europea nei settori sopra indicati

Per gli enti che abbiano adottato un modello 231, condotte illecite rilevanti ai sensi del d.lgs. 231/2001 e violazioni del MOG;
Irregolarità che, sebbene non siano più incluse tra le violazioni del diritto, possono costituire indici sintomatici, tali da far ritenere al segnalante che potrebbe essere commessa una delle violazioni previste dal decreto.

Canale interno (incoraggiato);

Canale esterno gestito dall’ANAC;

Divulgazione pubblica;

Denuncia all’Autorità giudiziaria.

Forma scritta, anche con modalità informatiche;

Forma orale, alternativamente attraverso linee telefoniche, con sistemi di messaggistica vocale o incontro diretto (su richiesta).

In ogni caso, i canali devono garantire, anche mediante il ricorso a strumenti di crittografia, la riservatezza del segnalante, del facilitatore, della persona coinvolta o comunque dei soggetti menzionati nella segnalazione, del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione.

La gestione è affidata, alternativamente:

• A una persona interna all’amministrazione/ente;
• A un ufficio dell’amministrazione/ente con personale dedicato, anche se in via non esclusiva;
• A un soggetto esterno.

Si deve trattare, in ogni caso, di soggetti autonomi, cioè imparziali e indipendenti (ad esempio, OdV, internal audit e/o comitati etici).

Chi gestisce le segnalazioni deve assicurare una efficiente e tempestiva gestione della segnalazione:

• Rilasciare alla persona segnalante un avviso di ricevimento della segnalazione entro sette giorni dalla data di ricezione;
• Mantenere le interlocuzioni con la persona segnalante;
• Dare un corretto seguito alle segnalazioni ricevute;
• Fornire un riscontro alla persona segnalante entro 3 mesi dalla trasmissione dell’avviso di ricevimento (o, in mancanza dell’avviso, entro 3 mesi dalla scadenza del termine di 7 giorni dal ricevimento della segnalazione).

• Designare il gestore, se interno, a Persona Autorizzata al trattamento dei dati personali nell’ambito della gestione delle segnalazioni;
• Nominare il gestore, se esterno, e il fornitore della piattaforma informatica, se presente, a Responsabile del trattamento dei dati personali nell’ambito della gestione delle segnalazioni;
• Consegnare un’informativa ai segnalanti e agli altri soggetti coinvolti nel processo di gestione della segnalazione;
• Aggiornare il registro dei trattamenti;
• Svolgere una valutazione d’impatto (DPIA).

• Individuare il gestore delle segnalazioni;
• Individuare il canale di segnalazione interno;
• Adottare una procedura whistleblowing;
• Aggiornare il MOG 231, il codice etico e l’eventuale documentazione interna che menzioni i canali di segnalazione;
• Conformarsi agli adempimenti in materia di privacy;
• Informare i soggetti interni ed esterni all’organizzazione;
• Formare i dipendenti e il gestore, se soggetto interno.

Da 10.000 a 50.000 euro quando:

• la persona fisica individuata come responsabile abbia commesso ritorsioni;
• la persona fisica individuata come responsabile abbia ostacolato la segnalazione o abbia tentato di ostacolarla;
• la persona fisica individuata come responsabile abbia violato l’obbligo di riservatezza;
• non sono stati istituiti canali di segnalazione;
• non sono state adottate procedure per l’effettuazione e la gestione delle segnalazioni ovvero che l’adozione di tali procedure non è conforme a quanto previsto dal decreto;
• non è stata svolta l’attività di verifica e analisi delle segnalazioni ricevute; in tal caso responsabile è considerato il gestore delle segnalazioni

Da 500 a 2.500 euro, quando è accertata, anche con sentenza di primo grado, la responsabilità civile della persona segnalante per diffamazione
o calunnia nei casi di dolo o colpa grave, salvo che la medesima sia stata già condannata, anche in primo grado, per i reati di diffamazione o di calunnia o comunque per i medesimi reati commessi con la denuncia all’autorità giudiziaria.